診療録管理室の立ち上げ〜棚

これも、診療情報管理士のお仕事なのですっ!

さて、今回は、棚。
カルテをしまう棚といっても、実は結構いろいろあります。
以下にウッキーが知っている限りのものを挙げてみますね。
(電子カルテの場合は、必要ありません。多分ね)

●ただの棚
まさにそのまんま。ただの棚です。図書館の本棚みたいなヤツ。
サイズや素材は各メーカーによっていろいろあります。

棚に並べるカルテのサイズによっても、いろいろあります。
いまだにB5のカルテを使っている病院は……あるのか!?
基本的にA4サイズのカルテを基準に、棚が作られていることが多いです。
仕切りが付いているのもあります。
ただし仕切りそのものが邪魔になることもあります。

原則、床に設置されるので、一度設置してカルテを収納してしまったら、動かすことはほぼ不可能。
場所もとりますし、かさばります。
ただし、欲しい時にすぐに手にすることができるというのが利点です。

●手動式
すみませんウッキーは正式名称が分からないのですが。
棚は棚でも、床にレールが付いていて、棚の側面についている取っ手をぐるぐる回すと、棚と棚の間がガーって開くというタイプの、収納棚。
これはカルテ室そのものの場所を、効果的に利用できます。
設置式より棚を増やすことができますからね。
でもカルテが満杯に入っている棚を動かす時は、回す取っ手に「えいやっ」と力を入れないと動いてくれなかったり。
結構肉体労働かも。

●電動式
上述の「手動式」の部分が、電動式になったもの。
床にレールが付いていて棚が動きますが、これが電気で動きます。
開けたい棚についているボタンを「ポチっとな」と押すと、そこがウィーンと開きます。
なかなか便利です。

●ハイテク!システム連動式
そしてもっと便利なのがコレ。
カルテ管理システムと連動し、パソコンに欲しいカルテのID番号を入力すると、そのカルテが入っている棚の部分が自動的に開き、「ここにあるよー」と教えてくれるというもの。
扱うカルテの量がハンパなく多い病院などには、とても便利でしょう。

他にも「こんな棚もあるで〜」というものがありましたら、ぜひご一報ください。

次はカルテを棚にしまいましょう。
ここで考えたいのは、カルテのファイリングです。
ファイリングについては、また次の記事で。

診療録管理室の立ち上げ〜場所

最近、こんなことを言う病院がちらほらと増えているそうですね。


「ああ、あんた、ナントカ管理士さん? じゃあれ立ち上げてよ。カルテ室」


つまりこれは↓

カルテを集めて、整理整頓し、保管し、情報収集をする場所および部署を作れ

ということです。
一つの部署をたちあげる、ということです。

立ち上げって。
そんなこと、習ったっけ……?
(もし教えている学校があったらごめんなさい)


どーすりゃーええんじゃー!!


叫んでも泣いても悩んでも腐っても、これも、診療情報管理士のお仕事です。
このカテゴリでは、診療録管理室の立ち上げをメインにした記事をアップいたします。

一つの部署を立ち上げるなんて、とっても大変なことです。
この資格を取得して、就職先を探して、めでたく見つけて、よっしゃこれから頑張るぞぉぉ!という人に、最近増えてきた(と言われている)お仕事です。
(もちろん、仕事は他にもたくさんありますぜ。DPCなんかは特にいい例)
肉体労働を伴うこのお仕事。大変だけど、やりがいはあると思います。

ここでは「診療録管理室」を「カルテ室」と呼ぶことにします。
意味は同じです。


実は。
病院がカルテをきちんと整理整頓して保管し、貸出・返却管理をきちんとやって、カルテからいろんな情報を集めて統計をとったりすれば、お金がもらえるんですよ。
めっちゃ微々たる金額ですけどね。
それでも無いよりマシってんで、病院は「じゃ、やろっか」と重い腰を上げるのですが。

カルテの管理なんてどうやるべ?
金を貰う条件に、疾病統計とかコーディングとかいろいろあるけど、そりゃなんだべ?
そう言やぁ、ナントカ管理士とかいう資格を持った人が、出来るらしいべ。
んだら、募集して立ち上げてもらうべ。

それで、冒頭のようなことを言われるのです。
もちろん、お金目当てだけとは限りませんが。(そう思いたいねぇ…)
でもこれ(診療記録管理体制加算と言います)のお陰で、カルテ室の立ち上げのために動き始めた病院が増えているのかもしれません。


そういうわけで、立ち上げるわけですが。
どの職種でもそうですけど、仕事をする場所がなければなんにもなりません。

だからまず場所をもらいましょう。

どれくらいの広さの場所にしましょうかね。
当然、カルテが手に届く範囲にないと仕事になりませんから、カルテを保管できるだけのスペースが必要です。

カルテの量……さて、どれくらいになるのかしら。

これは医事課の人に、年間の退院患者数を聞きましょう。
その患者さんの数だけ、カルテが発生しているからです。
どれくらいでしたか?
あくまでもおおよそですが、ベッド数が100の病院だと、大体1年間に1000人前後(それ以上の可能性もあり)くらいでしょうかね。

法律では、カルテの保存期間は5年です。
最近では20年がお勧めみたい(損害賠償請求権の関係?)です。
でも20年の保管は物理的に難しいと思います。
もちろん場所が確保できれば可能の場合も。
それでもウッキーはやはり20年は保管したいと思っています。

ですから、それくらいのカルテを収められる広さの場所が必要、ということになります。
せめて内線電話・ネットが繋がる場所がいいですね。

カルテの量が分かると同時に、必要な棚の量も決まってきます。
棚については、また次の記事で。
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